文件管理制度.docx

文件管理制度第一节总则第1条为规范公司文件的起草、审批、传达、存档工作,充分发挥文件在各项工作中的指导作用，结合公司的实际情况，特制订本制度.第2条文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，公司上报下发的各种文件，同级相关方函、电、来文。其中工程系统与甲方的往来函件按档案管理制度执行。第3条公司文件由总裁办统一管理和存档。第二节文件的分类第4条文件的分类外收文：公司从外部接收的政府文件。外发文：以公司名义向外部发送的文件。内行文：公司内部下发的文件，分为正式文件和临时文件（指时效性较强的文件）。本制度的内行文所指的是正式文件。第三节内行文的管理第5条内行文的范闱：凡是以公司名义对内发布的制度、办法、通知、决定、决议、会议纪要和会议简报，均属内行文范围.第6条内行文的编号：各部门发放文件之前，应交至总裁办统-编号并留存一份（见附件14编号规则）.第7条格式要求（附件2）（1）每一页页眉右IW注明公司名称并用五号宋体加祖字体。（2）每页页脚中心注明页数和总页数,其中总页数用“（）”括起。（3）在首页正文上方注明文件的编号、生效时间、修订时间、总页数、拟定部门,签发人。C4）文件标题使用宋体小二号字居中。（5）正文使用小四或四号宋体,行间距1.5倍.（6）主题词/抄报/抄送使用小四或四号宋体。（7）公司全称：在落款、合同文本等情形必须用全称。注：主题词即文件内容的关键词。抄报适用于需了解文件内容的公司管理层，投送适用于需了解文件内容的相关单位、部门及同级部门。第8条总裁办负贡对各部门起草的文件格式进行审核，对不符合格式要求的，有权退回并按要求格式改正。第9条内行文发文流程CD起草人一部门负货人（审核）一总裁办（审核）一分管领导（审核）一总裁（签发）一总裁办（存档发放）（2）说明a、各部门如需发文，赢事先向总裁办申请编号并填写£内行文审批单（见附件3）.b、总裁办负於检查文件格式和起草内容是否与现有制度相冲突等。c、文件由总裁签发。d、文件由总裁办统一发放并在文件收发记录上登记（见附件4）.e、总裁办负货流转。1总裁办负货督办并定期组织评估和修订。第四节外收文的管理第10条外发文的接收（1）凡邮寄公司的文件（领导亲启的除外）均由总裁办登记签收。（2）公司上级主管部门发布的相关信息资料由总裁办统一整理并发布.（3）各部门接收的函件一律先交至总裁办编号并存档。（4）公司外出人员开会带回的文件应及时送交总裁办鉴别,对有价值的由总裁办编号并存档.第11条外收文的管理（1）总裁办根据文件内容和性质阅签后，登记编号并填写外收文流转单（见附件5）,分送承办部门阅办,重耍文件应呈送公司领导亲自阅批后分送承办部门阅办。如关系两个以上业务部门，按批示次序依次传阅。（2）一股函、电等，由总裁办直接分转处理。（3）如有领导“批示”、“拟办意见”，总裁办负贡督办。3、外收文的归档按6档案管理制度3执行。第五节外发文的管理第12条外发文的范围CD公司对外界公共媒体发布的信息。（2）向政府有关部门提交的说明、请示、报告等.第13条外发文的程序（1）发文程序参照内行文的发文程序。（2）经总裁审批,总裁办加盖公章存档后方可对外移交,第六节附则第10条本办法由公司总裁办负费解择、修订。第U条本办法自发布之日起施行。第12条附件文件编号规则一、编号格式沪某某(2019)X号。二、格式说明1、沪某某：表示上海某某实业公司有限公司2、(2019)：表示年份3、X号：表示发文顺序号。附件2：生效时间:总负数:文件编号：修订时间：拟定部门：签发：标题（小二宋体加黑、居中）正文（四号宋体）上海某某实业公司有限公司二OXX年X月乂日抄报:抄送:内行文审批单起草部门起草人文件名称起草日期文件编号发送范围部门负责人意见二O年月日总裁办意见-O年月日分管副总裁意见二O年月日总裁意见二O年月日文件发放记录单文件编号文件名称发放范国发放日期起草人备注注：纸张可调成横式.文件处理单序号：收文时间：2019年月日文件名称发文文件编单位号内容摘要拟办意见二。年月日领导批示二O年月曰承办部门意见二O年月日