生态环境档案管理规范 建设项目生态环境保护.docx

HJ中华人民共和国国家生态环境标准HJ8.32023代替HJ/T8.3T4生态环境档案管理规范建设项目生态环境保护Specificationformanagementofeco1.ogica1.andenvironmenta1.archivesEco1.ogica1.andenvironmenta1.protectionofconstructionproject本电子版为正式标准文本，由生态环境部环境标准研究所审校排版。2023-02-01实施2023-01-04发布生态环境部发布目次前言ii1玷用范国I2熄范性引用文件I3术语和定义I4基本要求二.二25文件材料的形成与积状.<.二26文件材料的整理.j.37 文件材料的归档.58 档案的管理.乙59档案的开发与利用.、6附录A（规范性附录）建设项目生态环境保护文件材料归档范用和档案保管期限衣8附录B（资料性附录）案卷编”决样、IO附乘C（资料性附录）建设项目生态环境保护案卷归档移交清第格式15附录D（资料性阳录>建设项目生态环境保护档案铺要清册格式16为了贯彻彳中华人民共和国环境保护法*中华人民共和国档臬法建设项目环境保护管理条例3环境保护档案管理办法,加强建设项目生态环境保护档案的科学管理,规范建设项目生态环境保护档案工作，眼务干生态环境中业发展的需要，制定木标准.本标准规定了建设项目生态环境保护工作中产生的，具有保存价值的文件材料的形成与枳累、整理、归档及档案的管理、开发与利用等全过程管理的基本要求.-本标准是对环境保护档案管理规范建设项H环境保护管理3<HJ1'T83-94)的假订，本标准苜次发布于1994年，本次为第次怪订.本次修订的主要内容有：标准名称词整为生态环境档案管理规范建设项目生态环境保护§:怪订了标准的适用范国、术语和定义:增加了规范性引用文件、茶本要求、档案编号示例；惟常了建设项目生态环境保护文件材料的形成Ij积木、整理、归档和档案管理的有关内容：增加了电子文件材料整理、回档、保管、销我的相关要求：补充和完善了白档范困、档案的利用.删除了对建设单位、设计电位、环境影响评价单位的归档监督管理要求.本标准的附录A为规范性附录,附录B'阳录D为资料性附录.自本标准实施之口起，环境保护档案行理规范建设项目环境保护管理(HJ,T8.394)废止.本标准由生态讣境部办公厅、法规与标准司扭织制订。本标准主要起草取位：生态讣境部华南环境科学研究所。本标准生态环境郃2023年1月4日批准.本标准臼2023年2月1日起实施.本标准由生态环境部解糅.Ii生态环境档案管理规范建设项目生态环境保护1适用范围本标准规定了建设项目生态环境保护【作中产生的.具有保存价位的文件材料的形成与积累、整理、归档及档案的代理、开发与利用等全过程管理的范本要求.本标准适用于在破生态环境主管部门及其所处单位（以F简称生态环境部门）的建设项目生态环境保护档案管理./；其他部门、取位的建设项目生态环境保护档案管理可参照本标准执行3本标准不适用于核与辎射建设项耳的生态环境保护档案管理.2规范慢引用文件本标准引用T下列文件或其中的条款,凡是注明H期的引用文件，仅注日期的版本适用于本标准凡是未注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本标准。GBT10609.3技术制图更：H图的折ft方法GBT11821照片档案管理规范GBT11822科学技术档案臬卷构成的一般要求GBrr18894电子文件归档与电子档案管理规范HJ9生态环境档案著录细则DA.T15极性栽体档案管理与保护观范DA/T28建设项目档案管理现他DA,'T3I纸质档案数字化规范DA-T38档案圾可录类光盘CDR.DVDR.DVD÷R技术要求和应用规范DA/T50数码照片归档与管理规范DAJT69纸质归档文件装订规他DAjT78录音录像档案沟理规范3术语和定义下列术语和定义适用于本标准.建设项目生态环境保护文件材料eco1.ogica1.andenvironmenta1.protectiondocunntsofconstructionproject建设项目生态环境保护工作中形成的文字、图表、数据、图像、音翔、视频等各种形式和我体的记录，以下筒称文件材样.3.2建设项目生态环境保护档案eco1.ogica1.andenvironmenta1.protectionrecordsofconstructionproject具有凭证、i考和保存价值并妇档保存的建设项目生态环境保护文件材料,以卜,微称档案.4基本要求4. 1建设项H生态环境保护档案工作应遵守国家档案法律、法规，符合建设项目生态环境保护实际需求.确保档案真实、完物'可用和安全.4.2 档案I：作应与建设项目管理同步,纳入质员保证体系、管理程序和岗位近任制等.实现从文件材料形成、整理到归档管理的全过程控制，4.3 生态环境部门的档案工作机构或档案J1.作负责部门（以卜,简称档案部门）例出本单位档案的集中统一管理，对本单位交件材料的收集、整理、归档工作进行监督和指导,认真做好档案的接收、管理、开发利用等工作.4.4 文件材料承办部门（承办人）应在本单位档案部门的指导下，按照档案管理要求全面收集、及时整理归档,若承办部门涉及2个及以上，由主办部门负责收案悠理.外协单位应按照国家有关规定及生态环境部门的要求.做好所承担工作中文件材料的收集、整理、白档、保管叮移交等.4. 5文件材料承办髭门业务调整或人员发生变动时.必须做好文件材料的清理交接工作.4.6涉密文件材料、档案的管期及开发利用应严格通守国软忏关保密规定.5文件材料的形成与积累5. 1文件材料承办部门（承力人）陶全面收集叮积累建设项目环境影响评价、设计、施工、I运行、关停、眼务期满后（退役期）等主要工作阶段形成的文件材料.参见附录A.用要工作阶段形成的音视频文件材科，具体参照DA/T28有关境定执行.5.2文件材料应格式煨的、内容准确、清晰整治、编与规范、答字及前章手续完符并满足耐久性要求，5.3电子文件的收集与积累应在业务系统电子文件拟制、办理过程中完成,声像类电子文件及在单台计算机中经办公、绘图等应用软件形成的电子文件的基于电子档案管理系统或由I：作人员手工完成收集与积累,确保电子文件及其川件齐全、完用.元数据规他.5. 4电子文件应采用符合国家标准或能帔转换成符合国家标准的文件格式，以便俏总共享和长期保存.以专有格式存储的电子文件原则上应转换成通用格K,不能转换时.应同时收集专用纨件、技术资料'操作手册等.5.5声像文件材料应客观、系统地反映主邈内容、人物和场景等.面面完整，痛正.声白和影像清晰，照片应采用JpG、T1.F文件格式,大小宜在3MB-IOMB之间，分辨率不得低于1200万像索C视顺应MPEG-2.MP4,F1.V、AVI、MOV等数字图像编码格式，分辨率不得小于1080P音频应采用MP3、WAV等格式，采样率应为双声道48kHz,采样精度不应低于16bit.珍贵且需永久保存的可收集、归档会MXF格式文件.6文件材料的整理6. 1整理的原则和要求6.2.1 文件材料祭理应遵循其形成煨律和成套性特点，保持卷内文件材料的有机联系，科学分类,台理组卷.6.2.2 文件材料整理应区分不可价值,便于保管和利用.6.2价值鉴定与电圾621文件材料承办部门（承办人）应依据附录A进行要定，科学划定保管期限,保管期限分为：永久、定期（30年、10年）.一6.2.2涉密文件材料的幽缎及保宓期限照实标注.工作秘密按照建设项目室际需要进行标注.6.3 文件材料整理方法6.3.1 31文件材料一般按照小由结合时间或重耍程度的X”芦迸行蛆卷.632卷内卷件文件材料的排序；一般印件在说，定秋在后；正文在前，附件在后：复文在前，来文在后：文字材料在前,图样在后，图样按目录或图号排列.不同文字的文本,无特殊规定的,汉文文本在前，少数民族文字文本在后I中文文本在前,外文文本在后.6.3.2 3.3卷内文件材料应按排列顺序.依次编写件号及页号.装IJ的案卷,卷内单而书写的文件M科院在荏效书写内容页面的右下角确写页号:条面书写的文件材料,正面在右下角、背面在左下角糊号,贝号均从I开始“不装订的案卷，以件为单位编写页号，己有页号的文件可不再而新纲写页号.役内文件目录、卷内备考我不编写页号.6.3.3 34案卷可整卷袋订或以件为单位装订。以件为单位装订的应在每件文件材料百贝空白处加盅档号&.已装订成册的文件材料不再装11装仃采用级装法、变形材料装订法等方式,具体参照DAT69有关规定执行.卷内不同尺寸的文件材料应在不膨响日后使用效果的前提下折至为统一幅面,图纸折叠方法参见GBT10609.3.XXXX-XX（或XXXX）-XXX6.3.6案卷封而宜.一?，；6.3.5 档案的档号按照各单位档案分类方案给定，-也由全宗号、H录号（或分类号）、案卷号构成，示例如下：案卷号（案卷排列顺序）分类号（分类方案设定的类别代号）录号（案签所皿目录代码）I3案一移交一案时档案馆给定）及卷内招考表的编笃尊梁GMII82*i关切定执1.W可采用内封面描口案殿面，窠卷目录、卷内文件目录以式样-1-B中的图B.I,案卷目录式样参见附条B中的图B.2.岬岁忡目录式样参'.P'1.B中*B.3.式样每见附求B中的图B.4.6.3.7 在粕制档案口#J.3；对门东呐容.结的、背景或!活鼻进行5、选挣、组织和记录，以便检索，档案若录按HJ9有美机定执彳J.6.3.8 卷内文件材料Qt去事#JJ物.对破损的小牛材料应投注林仪本耍未心&.?透已扩散的应竟制并与原件一并立卷.6.3.9 纸质照KI.，.、/全.对反株同内容由；-张卜片进生理时，应选择其中具有代表性和典型性的一啊工一张，.片进行快理.照片板能反映乱力的个册：题鲜明.图像（影像）清嘶、完整的1.T中一:"：名由、i；：,'；%等要索.概括纲示该加（张照片所建映：I,代理蒙煨gBH厅。6.3.10 业像“要为穿，片名）心户规格、摄录青、摄求时间、密如柔语别、/水制井、录制时间、密级等，录像带和录育带的整理卷照“VrIS有关规定执行/6.4 电子文件的整理6.4.1 电/文件卜IibW1.铀、持序、命2.存储等整理活动.可按收分类方案建立多层线文件日息也妪中存储,文件信息包应包含电子文件及过程信息、结构信息、背景信息等兀数据，电子文件的整理金照GB，TI8894有关规过执行。6.4.2 电子文件命名应符合相关规则，体现电子文件与相应元数据的关联。经业务系统拟制的应由业务系统按内置命名规则自动、有序地为电子文件及其姐件命名I在单台计算机中经办公、绘图类等应用软件形成的也子文件，应采用完整、准确的电子文件命名：声像类电子文件可采用数字摄录设备自动赋子的计算机文件名。6.4.3 电子文件承办部门（承办人负货对电子文件信息包进行准确性、完整性、可用性和安全性检验,包括内容是否齐全完整、格式是否符合要求、与纸质或其他被体的内容是否一致等.6.4.4 散玛照片应使用数字成像设备直接拍掇形成的原始图像文件迸行整理,不得对数码照片的内容和EXM侑息进行脩改和处理。数玛照片的整理参照DA