环境保护档案管理规范 环境监测.docx

附件2HJ中华人民共和国国家环境保护标准HJ8.2-20代HJ/T6.2-1994环境保护档案管理规范环境监测Managementspecificationfore11vironmentaIprotectionarchivesenvironmentaImonitoring（征求意见稿）20-发布环境保护部目录5前S61适用范BiI72规范性引用文件73(>(>(><(<(>(>(><(74基本要求75文件材料的形成和积累86文件材料的归档87文件材料的整理98档案的保管与整定109档案的开发和利用10附录A规苑性附录)环境监测文件材料归档免困、保管期限表11附录B(规范慎附录)案卷编目式样15附录C(规挹性附录环境监测档案归档移交清单18,21，d刖百为步彻中华人民共和国档案法中华人民共和国环境保护法环境保护档案管理办法.加强环境监测档案的科学管理.焜范环境监测档案工作,发挥环境监测档案在各项环境管理中的作用.更好地为环境保护事业眼务,制定本标准.本标准规定r环境监测工作中产生的具忏保存价值的环境监测文件材料的形成，积累，整理、归档和环境监测档案的保管与鉴定、开发和利用的一股方法.是环境监测机构(部门档案管理工作的依据.本标准是对环境保护档案管理规莅环境监测%(HJ,T8.2-1994)的修订。本标准首次发布于1994年，原标准起草单位为江苏省环境监测中心.一次为第一次修订.修订的主要内容如下：增加了术语、定义及规范性引用文件：补充完善了环境监测文件材料归档范雨、案卷编目式样：一一删除了环境监测档案的收费条款及。环境监测档案管理I：作非直接相关的附录内容.本标准的附录A.附录B'附录C为题公性附录，本标准由环境保护部办公厅、科技标准司殂枳制订.本标准主要起草单位I中国环境监测总站、江苏省环境监测中心。本标准由环境保护幅20年月FI批准.本标准自2O年月口起实施.本标准由环境保护郃解株.环境保护档案管理规范环境监测（征求意见稿）1适用范国本标准规定了环境监测工作中产生的具有保存价的环境监测文件材料的形成、枳累、整理、归档和环境监测档案的保管与饕定、开发和利用的一般方法,适用于各级环境保护主管部门所履环境监测机构（除门）档案管理工作,其他环境监（检测机构（部门的环境监测档案管理可参照本标准执行.2规范慢引用文件木标准内容引用了下列文件中的条款.凡是不注明I1.期的引用文件，其有效版本适用于本标准.GB-T11822科学技术档案案卷构成的俄要求GBT18894电子文件归档与管理规范IIJ/T7中国档窠分类法环境保护档案分类表HJ/T9环境保护档案著录细则DA.T38电子文件白档光盘技术要求和应用规范D,'T50数码照片归档与管理规范中华人民共和国保守国家秘密法（中华人民共和国主席令第28号）环境保护档案管理办法令环境保护部国家档案局令第43号3术语和定义F列术语和定义适用于本标准，3. 1环境监测文件材料environmenta1.monitoringrecords记录和反映环境监测匚作、活动中形成的具有保存价tf1.的文字、黑龙、声像等不同形式文件材料的总称.3.2环境监测档案environmenta1.monitoringarchives环境监测各项工作、活动中形成的,对国家和社会共有利用价值、应当归档保存的各种形式和载体的环境监测文件材料的历史记录。4基本要求1.1 环境监测机构（部门）的档案甘理部门（室）负费本单位档案的集中统管理.1.2 环境监测文件材料承办部门（承办人）应在本尊位档案管理钝门（室）的指导下,分类整理文件材料,胸保其丸实、完整和有效.5 文件材料的形成和积累5.1 文件材料的形成和盥累,按照谁承办.谁倒货”的原则，根据环境监测工作的不同阶段.由形成材料的承办部门（承办人负或收集、整理文件材料及有关的电子文件.若承办部门涉及2个以上,由主办箫门负责收妪整理，归档文件材料应符合归档要求.5.2 档案管理部门空应&与环境监测工作和活动，了解各项环境监测工作和活动中形成文件材料的过程和业务职能,招促、检杳、指导环境监测人仍做好文件材料及在种我体材料的形成、积累，整理和归档工作。6 文件材料的归档6.1 文件材料的归档范围凡直接记述和反映环境监测各项工作和活动，具有利用价值应归档保存的各种形式和我体的文件、记录和数据均阖归档范出（详见附录A>：a）本单位形成的及上级情门下达须办理的环境监测工作方案.规划（计划）、技术规莅、方法和环境监测活动中涉及的新方法的验证/证实材料等.b）环境监测版fft保证的要求、计划和考核僧况的文件材料，c）水、气、唤声、振动、电图翻射、放射性、光污染'然污染、生物、生态、土墙等例行监测活动的打点方案、现场来样记录、分析测试原始记录（含工作曲段、计算方法、质控方法）及数据处理阶段产生的计算结果表、图、报告及相关附件等。d）污染源监督性监测活动中产生的现场来样记录、分析测试原始记录、样品交接单、测试报告及相关货料。O污染事故应急监测，专项监测,环境刿纷仲裁、执法、监督.信访、人大建议、政协提案等监测,委托监测,咨询果务监测,“三同时”聆收监测等活动中产生的任务书、委托书、合同、来函、分包协议（若有）、评审记录、现场记录、分析测试原始记录、样品交接单、监测报告及相关审核记录等。O环境监测自动站监测数据及管理材料，g）环境监测数据报衣、月报、季报、年报.公报、坤鉴、监测信息系统（网络）报表等.h）各类环境监测专趣报告、评价报告、环境质显报告书及报告审核记录等.i）各级环境监测网络活动形成的文件材料.j）环境监测业务软件系统、系统使用维护手册等，62文件材料的归档要求6.1.1 为保证环境监测档案的案卷顷Jft.杪案管理人员福从真实性、完整性、准确性、系统性、W范性和有效性等方面对归档H科进行审核脸收.6.2.2电子文件的归档依照GB，T18894执行。6.2.3环境监测文件材料收集、整理完毕,应由承办部门（承办人）川写归档移交清取（见附录C）.6.3文件材料的归档时间6.3.1 环境监测的规他、方法（含验证）质fit保证的要求、计划和考核情况.各类数据的分析测试记录、数据m表、报告及监测网络等工作中形成的文件材料均于次年一季度完成归档.6.3.2 环境版属报告、综合或专项环境质fit分析叮评价的合同、计划方案、协议、专国报告及相关数据等文件材料均于工作完成后2个月内归档.6.3.3 环境监测业务软件系统、系统使用推护手册等在软件系统验收充毕后3个月内归档。6 4文件材料的归档份数环境监测文件材料般纸侦文件归档I份,重要的文件材料应归档2份.电子文件与纸质文件I司步归档.7 .5文件材料的归档手续所有归档文件，经档案管理部门（室审核蛤收、清点无误后，办理移交手续，内档移交清单（见附录C永久保存，7文件材料的整理按GBTU822进行整理,7.1 整理要遵循环境雎泅文件材料的形成规律，保持偻内文件材料的有机联系和案卷成套系统.7.2 文件材料整理时通常应按不同保管期限分别祖签，有机联系的文件材料不能分开,保管期限短的服从保管期限长的.7.3 环境监测工作活动中形成的文件材料按照年度一何题、年度-IX域-项目、年度一行业一机构一项目进行Si法。7.4 跨年度的文件材料归入文件办结年度：年度计划、总结归入针对年度；长远规划、两年以上的总结、年报、年签及回顾性的文件材料技文件材料产生的年度归档：法规归入批准和侦布年.75卷内文件材料的排序7.5.1环境监测文件按产生时间或近要程度排序，文字在前、图样在后；正文在前，附件在后；正本在前,定福在后：不I可文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前.少数民族文字文本在后1中文文本在前，外文本在后.7.5.2环境监测数抠类文件按项目一时间或时间一项目排序.7.6 卷内文件材料应按排列顺序,依次纲写件号及负号.袋订的案卷卷内文件材料均在忏效书写内容页面的右下角编写页号：双而书写的文件材料,正面在右下角.背面在左下角编号.页号均从I开始：不装订的案卷，以件为维位编写页号,已有页号的文件可不再1R新编写页号.应逐件在每份文件的首页上方空白处加茶档弓裁。7.7 每个案卷应编写卷内目录,并填写卷内备有农（卷内目录、卷内备考表不痂写页号.7.8 案卷编目式样见附求B.7.8.1 案卷目录式样见附录B图B1.7.8.2 卷内目录式样见附录B图B2.7.8 3卷内饴考表式样见附泵B图B3。7.9 案卷的分类与嫔号7.91在分类整理时，按4中国档案分类法环境保护档案分类表3<HJZT7）进行，适当拄制在23级类目以实现方便保筲和方便位找利用的目的.7.9.2环境监测档案的编号由全宗号、目求号（或分类号）、案卷号构成。示例如下IXXX-X（SAXX）-XXX案卷号（案卷排列顺序）分类号（环境监测档案分类目录号（案卷所期目录代码）全宗号（移交档案时由档案馆统一编制）8档案的保管与整定8.1档案的保管与签定按照环境保护档案管理办法M（环境保护部国家档案局令第43号）、GB/T18894,DA/T38和DA/T50执行。82环境监浏档案按保管期限分为永久、定期（定期分为30年和10年）°8.3 密税档案的管理，按照中华人民共和国保守国家秘密法执行.8.4 定期时室存环境监测档案进行鉴定,对保管期限和密级制谓整的案卷.进行词整.8.5 档案错毁必须成立签定工作小组，由主皆领殍或总工程师、承办部门、保密部门和档窠部门人员组成.经档案鉴定小组鉴定无保存价的的档案.朱编制鉴定I：作报告并建立档案箱毁清册,一式两份,一份送上锻主管部门的案,一份由本单位永久保存.8.6 待销毁档案须由鉴定1：作小组成员签字后方可葡毁.8.7 环境监测档案的销毁由档案管理机构组织实施，销毁工作由本单位档案部门（室）及保密部门人员（二人以上）进行现场监督并在销毁清册上签字.未履行鉴定和审批于续.严禁锚毁。9档案的开发和利用9.1采取多种形式,为利用者提供档案信皂服务。92建立环境监测档案的借阅、保管等制度，查阅、借阅、亚制环境监测档案必须耀行档案借回归还手续，档案利用者借阅涉玄档案应按照密级履行相应借阅手续，井时所用档案例安全保密贵任，确保档案安全.93已经解密或公开的档案，按行关规定提供利用.附录A（规范性附录环境监测文件材料归档范围、保管期限表序号归档范阳保管期限I尔KIUNT作方第MH（计域、技术“、方法及新方法险匹*m30年2环4UMMMEMX求、2.1侦破管理计划、工作要点、总结30年2.2环境KI测版策管理技术双鱼30年2.3环境Ift测施量区理技术调iS材料30年2.4环境K1.测人员上向证考核及管理材料30年23环境Ifi测技术技能比娶、活劭等材料30年2.6质JA管理体系文件（质找手册.程序文件、技术记录.更Jft记录、作业指吩书、操作规程）30年2.7此收管理为停检衣记求、册fit控制情况总站报i30布2.8计收认证材饵（如能力检证、实验室比对'考核等材料）30班2.9标准样品定