Q-E-2-04-A8-文件资料与记录管制程序解析.docx

口张晓溪文件修订记录一览表修订类型修订内容简要修订者修订日期10将文件限制程序记录管理程序合并为文秦旭桥20080530件资料与记录管制程序1411V1.修改4.职员.明确定义各部门文件制定及审核与批准权限人.2,按ISO文件层姒架构思想,修改3.定义.3.文件增补申请单3修改为文件申请单1.增加文管中心需审核管制文件是否与已受控之其它文件相冲突.5.增加临时文件管制印章.秦旭桥2009-02-235511V增加中：受控文件要建立索引书目以便查找.李顺妓200901-226A612V1 .增加5.2'5.3健去平安体系及环境管理体系的文件管制要求.2 .增加5.4关于公司经营隐私的爱护.张晓溪2010-03-307A7V1.修改4.1枚击中质衣管埋体系文件审批权限.2,将5.1.14.1没有特别要求的记录保存十二个月后鸭子销毁,修改成没有特别要求的记录保存三年后隔予销毁，张晓溪2010-12-038A8V1 .增加5.1.2.1部门代码中体系课代码为“T”，并说明制造课包括AhSMT,Ml制程。2 .修改5.1.5.4生产的试产资料运用期Rl需超过48H时,由工程课申请延长有效期限至生产完止.3,脩改附件一“外来文件分发章式样”张晓溪2011-6-278A9V增加5.1.2.5S0P/SIP/作业指导书/及其它指导性文件等编号的编码原则，张晓溪2011-11-031 .目的：为有效管理本厂质量/环境/健康平安管理系统相关的文件/记录：明确规范文件处理流程：确保质量/环境/健康平安体系的记录易于阅读/识别及查询，并作为执行和追溯之依据，特制订本程序书。2 .适用范围一,适用于本厂内全部与质量/环境/健康平安管理系统有关的文件/数据与记录以及外来文件的限制管理。3 .名词定义一3.1 管制性文件：按本文件资料与记录管制程序，进行制作、审核与批准，并经过文控中心编号管理,盖有管制印章的文件。包括一、二、三、四阶文件及外来文件，当其新版文件发行时，旧版文件应予回收或作废，以免误用。3.2 一阶文件：指历址手册，执行与维持品质管理系统运作之基本指导纲要文件。3.3 二阶文件：指程序文件。维持品质管理系统运作，将侦量手册中各职能部门之间各项运作流程目的、范困、权费单位和作业内容进行传述之文件，3.4 三阶文件：规范作业者行为的指导书、检验规范以及各项管理规章制度等。如BoM、ECN、SOP、测试程序、生产流程表、标准校验指导书、ICT可/不行测率分析报告(盲点表)、图面、作业规范/标准/留意事项、零件承认书等、合格供货商名册AV1.(ACCCPtableVendor1.ist)o3.5 四阶文件：指质量记录。记录品版执行过程及结果之表格或报告书。可以是表格、图表、报告、磁带、磁盘、光盘:、照片等形式。3.6 外来文件：非厂内制作及发行，可以是来源客户的书面、电子、传真，或政府的法律法规、国家或行业标准等。3.7 记录：凡记录作业过程及结果所用之表格或称记录或称报表等。4 .职费：4.1质量管理体系文件类别制订/修订废止审核批准发行编号原稿管制品质手册管理者代友副总经理总经埋文控中心文控中心程序文件击任单位部门经理、厂长、管理代表副总经理文控中心文控中心作业指导文件责任单位部门课长部门经理文控中心文控中心物料清单工程部工程师&课长部门经理文控中心文捽中心备注：文件运用单位除接收、分类归档和保管受控文件外，还负货本堆位全部关于质量、环境、健康平安体系记录的管理。5 .作业内容：5.1 质量管理体系的文件管制5.1.1 各部门依据“4.职费”痂量中职费须要制定相关作业文件，规范相关过程。文件编码原则：5.1.2.1系统文件编码原则：共5位编码，口一口一口一口口系统文件类别：Q为质量系统文件，TlB为健康平安系统文件，CT为环境系统文件部门代码（见下表）文件阶层（.4）流水号（H-99）部门代码：A行政课E工程课Q品管课P制造课S业务课WPMCiJftZ选购课T体系课注：制造课包括（AKSMT、皿制程）。5.1.2.2其它文件编码：5.1.2.3BOY编码依据B0M运作管理规范，ECN依据工程变更管理程序.5.1.2.4外来文件有编号的依其编号，无编号的以接受日期加标题为编号，编号保持唯性。5.1.2.5S0P/SIP/作业指导书/及其它指导性文件等编号的编码原则；编码原则:共6位编码，口口一一口-长用简码:CT制定部门代码:参考5.1.2.1机型：（如.A746I26）流水号：（OOOoI-99999）注:编码保持唯性5.1.3文件受入：.I文件的新增、增补修订作业：视须要或文件不符合现状需修改、增订时，由文件的申请单位填写【文件申请单】，经“4.权费”中规定的权责人员审核再由文控中心编号发行.2全部受控的新版本文件发行时都以Fl版”起先表示。变更后依序为A2、A3、A4.当文件变更到A9版次时,柬新发行Bl、B2、B3.版，依此类推。.3全部文件内容如需修正，则文件版本由A2、.A3、A4依喷位向前递增：但如只对某文字错误、内容描述不清晰而进行修改时，则可以新内容替换，其它页次版本由文管签名予以修正,无须版本更改。5. 1.3.4、二、三阶文件变更（修正）内容后应在文件的其次页【文件修订记录一览表】中简述修改内容。5.1.4外来文件受人：.1各部门取得的与产品有关的外来文件，须交工程单位确认，工程文员盖“外来文件分发章”经工程师或工程课长确认，工程经理批准文件内容后转文管中心发行。对于技术内容困难，内容信息地大的或外语文件等则由指定人员转译成内部文件后再转文管中心发行。确认核准OK的外来文件由文管中心记录文件类型、来源、日期、途径等r【文件编号汇总记录表】中。.2零件承认书：选购雎位要求供应商供应的承认书与样品；业务单位由客户端取得之承认书与样品，必需送工程课确认承认书内就相关规格与BOM/样品是否相符合，并追加【零件样品承认单】后，转文管中心发行。文件的发行：.1文管中心需驾驭全部文件之编号及版本状况，并填入【文件编号汇总表】，作成文件总览表,每三个月更新一次电子档分发给各部门参考.2文管中心收到制定部门转来之文件原稿，需确认签署权限是否正确、页数、文字是否清晰，版本是否正确,是否与已受控之其它文件相冲突等，如有，退回制定部门修订。.3文管中心视文件用途,来源盖相应之章戳发放给相关部门，受文部门收到文件后在【文件分发/签收管制表】上签收。5. 1.5.4假如三级文件急需运用，但又来不及按正常流程审核和批准再分发给相关部门，或生产课首次试产所运用的资料，因考虑试产后需修改资料，不宜以正式文件发行时，可以由部门课长签字后，交文管中心盖“临时文件”印章分发给运用部门运用，“临时文件”有效期为48H（超过48H后自动作废）。如生产的试产资料运用期限需超过48H时,可由工程课申请延长有效期限至生.产完毕。如有必要发行正式文件时按5.4流程操作。5.1. 5.5管制性文件禁止各部门内部私自影印运用，管制性文件上无红色“正式发行章”的文件,视为非法文件，部门或个人不得运用。5.1.6文件资料与记录的管制：.1用文堆位管理由文管中心发行的文件及本维位各种质量记录。受控文件要建立索引书目以便件找。.2用文单位应保持本单位文件与数据的完整性、清晰度，不得污损或随意涂改.5.1.6.3用文单位现场运用之文件必需置于现场，用文单位不得擅自影印文件。.4文管中心发觉文件原稿有破损或遗失现象，要刚好更换补救。.5文管中心在进行文件与数据管制的时候，应按肯定的方式列册归档，全部管制文件应具有文件管理编号且编入【文件编号汇总表】，以便识别文件最新修订状态。6质量/环境手册、程序文件经文管输入计算机后，建立电子档管理系统，由文管中心责任管理,任何人不得私自更改或动用。.7当需调用文管中心原稿时，需调用人填写【文件借阅记录表】文管格名许可方可调用。5.1.7文件之作废：.1文件若需作废，则由原文件制定单位填写【文件申请单】，经“4.职责”中的权责人员核准后，由文管统一作废。5.1.8作废文件之回收：.1各运用部门的旧版作废文件由文管中心回收做再生纸利用：如作废文件有参考价值时，文管中心应于该文件上每页盖“作废”章，原文件持有单位可保留参考，但不行当成作业之依据。.2文管中心的作废原稿，需每页盖"作废”章后保存三年，作为质量/环境系统执行过程之记录以及产品保证期限内之追溯等用。各种文件管制章的运用说明：（如附表D.1发行章：管制文件发行识别，每页盖红色章戳。.2参考章：个案申请之非管制文件，每页蛊蓝色章戳。.3作废章：管制文件作废识别，每页盖红色章戳.4临时文件章：急需文件运用识别，每页萩蓝色章戳。.5外来文件章：外来文件识别,分发管制，首页盖外来文件分发章,每页盖外来文件章.,质量系统文件格式：51.10.1编写程序文件的字体要求为：标即之字体为宋体、粗体、字号为M；内容之字体为宋体、字号为12.5.1.10.2程序文件内容版面规定：文件采纳直排版面,文件的条款项目都靠左对齐，子条款与母条款须要偏右间隔两个字符：文件的母条款与母条款间需空一行如：1.XXXXX1.1XXXXXXXXXXXX.IXXXXXXX5.1.10.3系统文件标准封面格式（如附表二）。.4系统文件标准内容格式（如附表三、四）.5全部作业流程所附的流程图，表格,应当作附件一、附件二，.等附于正文之后。记录表堆的拟定与修改：.1表单的拟定，修改，需经“4.职责”中的权责人员核准后才可以拟定跟修改。.1表单的设计由各相关单位按作业需设计之，以扼耍简明完整为原则，并伴同程序书或作业规范经核准后实施。.1各相关单位依本程序书之编码原则，赐予各项记录编号。5.1.12记录的过程要求:1. 各类表单之运用依实施状况填写成为记录，并依各作业流程规定，成为有效之正式记录.2. 2全部质量记录庖清晰易于阅读，所书写记录应不易擦拭。3. 运用派位将记录按文件类别或编号、日期、性质收集保存以便调阅。记录的储存：5. 1.13.1本公司质量/环境系统所产生之记录必需保持其易读性、清晰识别性与可取得性。6. 各单位承办人员自行保管，各式记录于收集肯定周期后或记录累积过多时，须予以打包储存，在保存周期内应适当存放，并适当标识以利谢阅，避开遗失。7. 1.13.3记录保存时必需清晰标识其版本状况，以免误用过时或作废的记录。8. 1.13.4记录如有运用再生纸必需将作废面做可识别已作废之标记才可运用.9. 全部质量记录（包括多联式质量记录）干被分发单位之保存期限依公司规定为主。10. 1.13.6全部传真之质量记录须影印后，以影印本归档，以防纸张变质及文字变模糊。1