会计档案管理制度.docx

会计档案管理制度1、目的：加强会计档案的科学管理，充分发挥会计档案在生产、销售等方面的作用，更好地为公司发展服务，特制定本办法。2、适用范围：凡公司规定的所有会计档案资料的管理，均适用本制度。3、会计档案的定义：会计档案是记录和反映我公司经济业务的重要史料和证据，包括：上级领导部门及公司关于财务管理的有关规定等文字材料、会计凭证、会计账簿、会计报表以及会计电算化所存储在磁性介质或光盘上的会计数据。4、会计档案的整理：4.1 会计凭证要随时装订，次月20日前必须全部装订完毕，以防缺损。如附单据过多，可抽出单独装订，但必须注明为某年、某月、某日、某编号记账凭证。会计凭证装订要求折叠整齐，去掉金属物，加具封面，装订牢固，封面注明年度、月份、册号、起讫日期、起讫号码，并由装订人在封签处盖章。4.2 会计账簿要在年终后一个月内装订完毕，要根据账簿种类分类装订，装订时要加装封皮、账簿启用表和目录，并标明账簿名称、年度，启用表要逐项填写清楚，并分别由记账员、保管员、主管人员签章，目录中的内容和页号都要填写。每本会计账簿都要在右上角连续编写页号。4.3 会计月报表每月10日内编制，加装封皮，制表人、财务负责人、单位负责人签章齐全，加盖公司公章，专人保管。全年结束后，逐月按顺序汇总后装订成册，并打印页号。会计决算报表在年终的15日内编制完成，加装封皮、签章齐全后，单独装订并打印页号。4.4 会计电算化数据光盘标注年度、月份、内容，实施写保护措施，按照顺序存放于防潮、防尘、防盗的地方，同时再保存一套会计数据，储存在另一台计算机的硬盘中，对软盘数据要半年重新备份一次，以防数据丢失。5、会计档案的移交：会计档案由财务部门保管壹年后，次年的1月份向公司档案室移交，移交时应填写一式两份移交清册，档案室保管人员清点后，双方在移交清册上签字，一份存放财务部，一份存放档案室。6、会计档案的保管期限：各种会计档案的保管期限依据会计档案保管期限表7、会计档案的查询7.1 调阅会计档案要有严格的批准手续，非本部门人员不得翻阅会计档案。7.2 本公司人员查阅会计档案，须经财务部经理批准，公司以外人员查阅会计档案，需持介绍信，经公司领导批准并经财务经理同意后方可查阅。7.3 不论谁查阅会计档案都要详细登记调阅档案的名称、调阅日期、调阅人员姓名和单位、调阅理由、归还日期、调阅内容、怎样处理等。7.4 会计档案一律不得携带出财务部或档案室，如需借出或复印，则需会计人员办理有关借阅或文印手续。8、会计档案的销毁8.1 会计档案保管期满需要销毁时，由公司档案室管理员提出鉴定意见，会同财务部严格认真审查，编制会计档案销毁清册，报公司领导批准后，经财政部同意后方可销毁。8.2 销毁时由档案室、财务部共同派员监督销毁，并在销毁清册上签字盖章。