石油化工公司物资采购管理制度.docx

石油化工公司物资采购管理制度1主要内容与适用范围1.1 本制度规定本公司的物资采购和管理工作内容及要求。1.2 本制度适用于本公司内的材料采购、验收等管理工作。2询价、比价、议价2.1 采购经办人员接获“申购单（内购）"后应依申购案件的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，除经核准得以电话询价之外，另需精选三家以上的供应商办理比价或经分析后议价。2.2 若厂商报价的规格与申购材料规格略有不同或属代用品者，采购经办人员应检附资料并于“申购单”上予以证明，经主管核发后，先会使用部门或申购部门签注意见后呈核。2.3 属于买卖惯例超交者（如最低采购量超过申购量），采购经办人员于议价后，应于申购单“询价记录栏”中注明,经主管签认后呈核。2.4 对于厂商的报价资料经整理后，经办人员应深入分析后，以电话等联络方式向厂商议价。2.5 采购部门接到申购部门以电话联络的紧急采购案件,主管应立即指定经办人员先行询价、议价，待接到申购单后，按一般采购程序优先办理。3呈核及核决1.1 采购经办人员询价完成后，于“申购单”详填询价或议价结果及拟订“订购厂商”“交货期限”与“报价有效期限”经主管审核，并依申购核决权限呈核。3. 2采购核决权限凡列入固定资产管理的采购项日应以“财产支出”核决权限呈核。4订购3.1 采购经办人员接到经核决的“申购单”后应以“订购单”向厂商订购，并以电话或传真确定交货（到货）日期，同时要求供应商于“送货单”上注明“申购单编号”及“包装方式”。4. 2若属分批交货者，采购经办人员应于“申购单”上加盖“分批交货”章以资识别。4.3采购经办人员使用暂借款采购时，应于“申购单”加盖“暂借款采购”章，以资识别。5进度控制及事务联系5.1 采购部门应分询价、订购、交货三个阶段。5.2 采购经办人员未能按既定进度完成作业时，应填制“进度异常反应单”并注明“异常原因”及“预定完成日期”，经呈主管核示后转送申购部门，依申购部门意见拟订对策处理。6整理付款6.1 物料管理部门应按照已办妥收料的“申购单”连同“材料检验报告表”送采购部门，经与发票核对无误，于翌日前由主管核章后送会计部门。会计部门应于结帐前，办妥付款手续。如为分批收料者，“申购单（内购）的会计联须于第一批收料后送会计部门。6.2 内购材料须待试车检验者，其订立合同部分，依合同规定办理付款，未订合同部分，依采购部门呈准的付款条件整理付款。6.3 短交应补足者，申购部门应依照实收数量，进行整理付款。6.4 超交应经主管核示始得依照实收数量进行整理付款,否则仅依订货数付款。