合同管理制度.docx

合同管理制度1 .目的1.1 加强经济业务中合同管理各环节的控制，规范合同订立行为,规范公司合同的拟定、审核工作，降低合同履行风险，维护公司权益。2 .适用范围2.1 适用于所有经济业务的合同（合约、协议）订立部门；2 .2公司与员工签订的劳动合同，不适用于本制度。3 .职责3.1 总经理：签署合同或授权委托他人签署合同。3.2 合同订立部门：经办合同签订时的对方资质调查、合同拟定、签订、履行、结算、归档等项工作，解决履行中出现的问题。3. 3总经办：负责合同文本的审核、法律纠纷的处理以及重大合同档案的管理，以及与法律顾问的工作接洽；4. 4财务部：参与合同文本的审核，并按照合同约定收付款项。4.控制程序4.1 对方资质调查4.1.1 合同订立部门负责合同对方资质的调查，主要包括以下两个方面：5. 1.1.1审查被调查对象的身份证照等资质材料的真伪；4.1.1.2获取调查对象的财务信息，持续关注其资信变化情况。4.1.2合同订立部门负责人负责审核合同对方资质情况，根据合同对方营业执照、经营规模、行业地位等材料审核合同相对方的履约能力。4.1.3总经办负责人、财务经理参与重大合同对方资质的审核，根据合同对方资质、资信等资料分析其履约能力。4.1.4订立合同前，合同订立部门应对合同对方进行现场调查，实地了解和全面评估其生产能力，技术水平、产品类别和质量等生产经营情况，分析其合同履约能力。4.1.5合同订立部门还应通过合同对方的主要供应商、客户、开户行、主管税务机关和工商行政管理等单位或政府机关，了解其生产经营、商业信誉、履约能力等情况。4.2合同谈判4.2.1合同订立部门负责人对谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的主要意见，予以记录并妥善保存，作为避免合同舞弊的重要手段和责任追究的依据。4.2.2对于影响重大、涉及专业技术或法律关系复杂的合同，由合同订立部门组织法律、技术、财会等专业人员参与谈判。4.3合同的订立4.3.1公司正式订立的合同协议，必须采用书面形式，包括合同书、补充协议、公共信件等。因情况紧急或条件限制等原因未能及时签订书面形式合同的，应当在事后办理补签手续；4.3.2合同订立部门负责人负责拟定合同，在合同文本中明确约定：标的物、标的、质量标准、运输方式、双方的权利义务、违约责任、合同纠纷的解决方式等条款。4.3.3由对方起草合同协议的，公司订立合同部门会同总经办应进行认真审查，确保合同条款内容准确反映公司诉求。4.3.4总经办负责审核合同内容是否符合法律规定、合同标的、数量、质量、运输方式、运输风险、提出异议方式、双方的权利义务、违约责任、保密以及合同争议解决方式等内容约定是否全面，并负责与法律顾问联系、审查合同内容。4.3.5财务部负责人根据市场情况、成本核算审核合同标的是否合理。4. 4合同的审批4.4. 1有关上市服务及中介机构的合同：由副总经理拟定，总经理审批。4.5. 1.1工程项目合同、协议：见工程项目管理制度。4.6. 1.2研发项目委托、合作协议：由总工程师拟定、总经理审批。4.7. 1.3采购合同：见采购管理制度中的规定。4.8. 1.4销售合同：见销售业务管理制度中的规定。4.9. 1.5宣传、广告类、第三方服务外包等合同：由采购部拟定，总经理审批。4.10. 1.6网站招聘服务协议、现场招聘协议：由部门负责人拟定，总经理审批。4.11. 1.7物流运输合同：由采购部拟定，总经理审批。4.4.2经审核通过的合同，由订立部门负责人呈报总经理签署，然后到总经办盖章（除落款处的公章外，还须在合同协议各页码之间加盖骑缝章）和编号，统一登记管理。未经审核或手续不全的合同协议，总经办不得盖章。4.4.3对于重要合同协议，原则上应当与合同对方当事人当面签订，对于确需公司先行签字并盖章然后寄送对方签字并盖章的，应取得总经理同意。4.5合同的归档管理4.5.1公司档案室对所有合同实施归口管理。4.5.2销售合同原件由销售总监助理编号保管，登记电子版资料，每年度定期向公司档案室归档。4.5.3采购合同原件由采购部指定专人编号保管，登记电子版资料，每年度定期向公司档案室归档。4.5.4所有涉及财产和债权债务增减，或有经济事项的合同均向财务部提供副本。4.6合同的履行4.6.1合同订立部门负责人负责按照合同的约定履行合同,包括支付款项、收货、发货、运输、提供便利条件等事项。4.6.2合同订立部门负责人负责跟踪本部门及合同对方履行合同的全过程。4.6.3合同履行过程中若出现异常情况，合同订立部门负责人须及时向分管领导、总经理逐级汇报。4.6.4如需签订拟定补充协议、终止协议以及解除合同的协议，合同订立部门负责人须及时向分管领导、总经理逐级汇报，并将拟定的补充协议、终止协议以及解除合同的协议按照本制度4.3规定的审核流程进行审批。4.6.5合同订立部门负责保管合同履行过程中的全部资料，并按照档案管理制度归档。4.6.6公司对外销售产品拟定的销售格式合同，签约人员不得随意更改合同的条款和内容。4.6.7已经订立的合同，如果发现有显失公平，条款有误或对方有诈欺行为等情形，己经或可能导致公司利益受损，合同订立部门负责人必须及时向总经理报告，并采取合法有效措施制止危害行为的发生或扩大，必要时可以在总经办的协助下通过法律途径对原合同予以变更或解除。4.6.8在合同执行中如对方发生违约情形，应按合同条款的有关规定收取违约金，给公司造成损失的，应要求对方赔偿损失，并可申请人民法院采取财产保全措施；如果由公司自身原因造成的违约情形，合同订立部门负责人应向分管领导、总经理逐级报告，并与合同对方进行协商处理。4.7合同纠纷的处理4.7.1合同履行过程中如果发生纠纷，订立部门负责人必须及时向分管领导、总经理逐级报告，并在规定的诉讼时效内与对方协商谈判。经双方协商达成一致意见的，应当签订书面协议，由双方法定代表人或其授权人签字并加盖单位印章后生效；如不能协商解决，合同订立部门负责人应及时通知向总经办负责人，协调法律顾问采取相应的法律手段。4.7.2总经办负责人收到合同订立部门提出的解决纠纷的申请后，按以下规定执行：4.7.2.1根据证据材料出具处理意见及建议；4.7.2.2提请总经理授权（总经办负责人或委托法律顾问）追究合同对方的违约责任;4.7.2.3在授权范围内处理纠纷，并保守知悉的秘密；4.7.2.4整理证据材料，提交法律顾问审查，然后向法院或仲裁机关提起诉讼；4.7.2.5法院裁决书或仲裁机关的仲裁书下达后，及时报送公司领导，并通知合同订立部门负责人；4.7.2.6按照档案管理制度将案卷材料归档。4.7.3财务负责人负责纠纷处理的成本核算。4. 8资料归档4.8. 1合同管理业务资料（合同文本、合同会审记录、审批文件、合同补充协议、合同变更等与合同有关的资料）归档按照公司档案管理制度执行。5.涉及的控制制度5.1印章管理制度5. 2档案管理制度5. 3采购管理制度5.8. 销售业务管理制度5.9. 工程项目管理制度5.10. 研究与开发管理制度5.11. 物流管理制度