会议管理制度.docx

会议管理制度一、目的为规范会议管理，减少会议数量、缩短会议时间，提高会议质量，特制定本制度。二、适用范围本制度适用于XX有限公司所有会议的管理。三、会议原则坚持高效、精简、节约的原则，不开无准备、无议题、无效果的会议，尽力做到会而有议，议而有决，决而有行，行而有果。四、管理权责1、综合部负责全公司会议的统筹协调及本制度的执行、监督和修订；2、综合部负责公司层面会议的组织工作，各部门的会议实行“谁召集，谁办理”的原则，综合部指导和协助各部门会议的组织和办理；3、各部门主办的会议资料各自存档，公司层面的会议资料由综合部整理、分发、立卷、存档。五、会议分类1、经营层管理会议。每月第一、第三周下午召开，或由总经理临时决定召开。董事会成员、公司高层管理人员、部门负责人参加，主管以上管理人员列席，总经理主持。会议相关事项按经营层管理会议议事规则执行；2、部门周例会。每周二下午分部门自行召开，主要任务是贯彻落实公司经营层管理会议精神，研究安排本部门工作，各部门全体成员参加，部门负责人主持；3、工作日晨会。每周的周一至周五早上九点召开。主要任务是传达公司的工作安排部署，各部门之间交流沟通工作，各部门主管以上管理人员，财务部、综合部、人力资源部全体工作人员，由综合部和人力资源部负责人主持；4、工作协调会。主要任务是安排部署重要赛事、重大活动和临时紧急事项，确定工作方案，明确责任分工，规范协调配合。一般视工作需要于重要赛事、重大活动和临时紧急事项举办前召开，各相关部门负责人以及主管以上领导参加，由总经理或总经理指定的公司高层管理人员主持；5、工作调度会。主要任务是对已经安排布置的工作执行落实、时间进度和具体效果进行督促检查，对未执行落实到位的工作查找原因、充实措施、跟踪问责。各相关部门负责人或主管以上管理人员参加，由总经理或总经理指定的公司高层管理人员主持；6、班组工作交接会。保安、保洁、工程、客服等所有轮班员工每日参加，有关部门分别召开。主要任务是沟通协调、交接工作，防止脱节、避免失误，一般由班组长召集，各部门经理、副经理或主管主持。7、公司年会。一般在岁末年初召开，公司全体员工参加，董事长或总经理主持。主要任务是总结全年工作，分析宏观形势，规划来年发展，表彰优秀管理者、优秀职工和优秀团队。六、会议管理1、会议安排(1)经营层管理会议的召开和管理按照经营层管理会议议事规则执行；(2)公司凡涉及到多个部门人员参加的会议或由于阶段工作需要临时召开的会议，会议召集部门应在召开前1天发布通知，并由综合部统筹安排，方可召开。(3)凡公司已列入会议计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需临时安排其它会议，召集部门应提前1天报综合部调整会议计划。(4)各部门工作例会必须服从公司的统一安排，各部门小会不得安排在公司例会同期召开，应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。(5)会议一经确定，与会人员应预先做好各项工作安排，原则上不可请假缺席或迟到，遇特殊情况须提前向总经理请假，获得批准后方可指派专人代为参加，会后应主动询问会议内容及交办事项，确保会议布署的各项工作按时保质完成。2、会议准备(1)综合部应提前做好会标的制作、投影设备连接调试、座位安排、饮用水保障等项工作；(2)公司层面的会议，由综合部专人负会议议程安排、会议资料准备、会议场所布置、会议签到、会议记录、拍照摄像、资料留存、会后事项安排等各项准备工作；(3)各部门召开的会议由各部门负责准备，综合部应给予指导和协助。3、会议召开(1)应明确公司会议的目的，公司会议的目的是解决问题提高效率,因此会议应明确主题，不开无边际的会议。(2)参会人员在会前应明确会议要研究的议题以便准备好相关文件材料。(3)与会者的发言要言简意骇，一般发言不可过长，会议组织者或主持人在开会前应该就每个人的发言时间予以统计和控制，时间到后，无特殊情况不予延长。每次开会中应该强调发言的时间要求。(4)重要会议决议或记录未正式公布前，与会者不得提前透露会议内容。(5)与会人员必须用正式的会议记录本做详细的会议记录，以便于会后向部门员工准确传达会议精神，落实各项工作任务，综合部将不定期抽查与会人员的会议记录。4、会议落实(1)公司层面的会议，原则上都应该整理会议纪要，供各部门传达贯彻会议精神之用。会议纪要应在会议结束的次日会发布。(2)各部门召开的会议也要形成会议记录或会议纪要上报董事长和总经理，同时报综合部备案，作为公司督查检查的依据。(3)会议结束后，综合部要对各部门会议精神学习宣传和贯彻落实情况进行专项督查，并形成简要督查报告报董事长和总经理参阅。七、附则本规定自总经理批准之日起正式执行，由综合部负责解释和修订。