学院教学档案管理制度(试行).docx

学院教学档案管理制度（试行）教学档案工作是我院档案工作的中心之一。为了加强教学档案工作的管理，充分发挥其在学院教育管理、教学活动、教学研究等各项工作中的作用，提高教学档案的质量和科学管理水平，逐步实现教学档案工作的标准化、规范化和现代化，更好地为学院的发展服务，特制定本制度。第一条管理体制一、教学档案分为院、系二级管理，教务处为一级管理，系部为二级管理。教学档案应实行统一管理，分开负责的办法，凡属永久性保存的教学档案原则上由教务处保存，不属永久保存的材料由各系部自己保存。二、各部门要有专人分管档案工作，教务处、系部档案管理分别由教务干事和系部教学干事兼管。第二条基本原则一、凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文、图表、声像载体材料均属教学档案。二、教学档案是教学管理的重要组成部分，纳入教学管理制度。教学档案管理要做到“四同步”，即：下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步；检查教学工作与检查教学材料形成积累情况同步；评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步；考评教学管理与考评教学档案管理工作同步。三、教学档案是衡量学院教学管理水平和教学质量的重要标志之一，是反映我院教学发展与教学改革的重要依据之是我院档案的重要组成部分。四、由教务处及各系部教学干事统一管理本部门教学文件材料，各系部要按期向教务处移交教学档案。五、归档的教学材料必须有参考价值和凭证作用；必须遵循其自然形成规律保持有机联系；保证完整、系统、准确。六、努力实现教学档案从经验管理向科学管理转变，从纸质档案为主向电子档案为主转变，逐步实现现代化管理。教学档案中具有教学资源的数据由系部及个人负责及时上传至教学空间。第三条归档流程一、形成积累教务处及各系部教学干事按文件材料归档分类表分别积累教学文件材料，并定期整理。教务处督促、检查、指导各系部教学干事做好文件材料的积累工作。二、整理组卷1 .坚持由教学文件材料形成部门立卷归档的原则，由系部教学干事核实后负责向教务处移交。2 .根据教学材料的形成规律，保持其有机联系和便于利用考查的原则进行组卷。原则上相同内容的材料组成一卷,同一内容的材料数量多时可分别组成若干卷，每卷不超过IOO页。3 .卷内密不可分的文件材料按正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后的要求排列。4 .卷内材料一律拆除金属物，以右侧、底边为齐，左侧装订。对破损的材料应进行修补。5 .学生学籍档案以件为单位，逐件加盖件号章，装入卷盒。6 .各种材料大小均为A4纸（若是8K纸则留装订线后对折），文中密不可分的插图、照片应贴入文字材料内。7 .按顺序编排页号，无论单面或双面只要有文字，均应一面编写一个页号，页号位置在非装订线一侧的下角。不装订的以件为单位，并在右上角加盖件号，按顺序填上件号。8 .填写卷内目录及备查表。9 .填写案卷封面各栏目，标题要简短、准确。10 .归档的教学材料必须字迹工整（严禁圆珠笔、复写字迹），格式统一，签字盖章手续完备。三、归档验收1.移交档案时交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否完整、齐全，排列书写是否符合要求，标题是否确切。凡不符合规定要求者，接收人应拒绝接收，并限期改正补交。2 .填写教学档案移交接收登记表一式两份。下面注明检查人、移交人、接收人姓名及年、月，双方各执一份。3 .教学综合管理文件次年6月底前归档，其它各类材料完成一个培养周期（即一届学生从入学到毕业），于12底一次性归档（寒假前）。第四条岗位职责一、主管教学工作院领导的职责1 .贯彻档案法及有关档案工作的方针、政策，把教学档案工作列入本院工作计划。2 定期检查和研究教学档案工作中存在的实际问题。二、教务处领导的职责1.制定和健全有关管理制度，把教学档案纳入教学管理和教学干事的岗位职责之中，并监督各部门执行。3 做好系部教学档案归档的业务指导和监督检查工作,保证教学档案质量。三、各系部教学档案干事职责1 .做好本部门教学文件材料的形成积累工作。2 .将收集、积累的文件材料整理组卷装订，做到组卷合理、编目清楚、标题准确、装订整齐，并及时向教务处移交。3 .做好存放在本单位的教学档案的分类组卷工作。四、教研室主任的职责一、负责收集教研室的典型教案、试题、试卷、重要备课记录等，向所在系部教学档案干事移交。二、督促教师向所在系部移交各种教学档案。第五条归档范围及保管期限一、档案工作包括有关教学的各类档案及相关资料的接收（编集）、整理、分类、鉴定、统计、装订、保管。二、各部门负责的归档范围如下：