会议组织与管理.ppt

1 1 会议概述会议概述2 2 会务工作流程会务工作流程3 3 会务工作具体内容会务工作具体内容4 4 常用会议的组织程序常用会议的组织程序5 5 会见与会谈会见与会谈6 6 技能训练技能训练 目目 的的某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发了请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时发了请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚。间、地点写得一清二楚。接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人才知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改才知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地点了。几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气，换地点了。几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气，改地点了为什么不重新通知改地点了为什么不重新通知?一气之下，都回家去了。一气之下，都回家去了。事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工作粗心，作粗心，在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，一厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等开会的前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单等开会的前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位用了，只好临时改换会议地点。但由于邀请单位和人员位用了，只好临时改换会议地点。但由于邀请单位和人员较多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。尽管领导较多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。尽管领导登门道歉，但造成的不良影响也难以消除。登门道歉，但造成的不良影响也难以消除。这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题呢？呢？前前 言言会议概论一、会议的涵义一、会议的涵义 会议是会议是“由有关组织召开的听取情况、讨论问题和由有关组织召开的听取情况、讨论问题和布置工作的集会布置工作的集会”。二、办会的涵义二、办会的涵义 办会就是指秘书部门和秘书人员操办会议事项、是办会就是指秘书部门和秘书人员操办会议事项、是秘书工作的基本职责之一。具体包括起草并分发会秘书工作的基本职责之一。具体包括起草并分发会议文件、会场布置、会务接待、会议议题与议题磋议文件、会场布置、会务接待、会议议题与议题磋商、生活安排、会议记录、掌握会议进展和会后贯商、生活安排、会议记录、掌握会议进展和会后贯彻工作等等。彻工作等等。第一节第一节会议的特点作用与种类一、会议的主要特点一、会议的主要特点 、集体性；、集体性；、程序性；、程序性；、公开性；、公开性；4 4、规范性。、规范性。二、会议的作用二、会议的作用 1 1、会议体现了民主。、会议体现了民主。2 2、会议交流了信息。、会议交流了信息。3 3、会议统一了集体认识和行为。、会议统一了集体认识和行为。4 4、会议促进了和谐和团结。、会议促进了和谐和团结。三、会议的种类三、会议的种类 1.1.按规模分：按规模分：特大型（万人以上）、大型（上千人）、特大型（万人以上）、大型（上千人）、中型（数百人上下）、小型（数十人或数人）。中型（数百人上下）、小型（数十人或数人）。2.2.按性质分：按性质分：法定性、决策性、专业性、动员性、纪念性、法定性、决策性、专业性、动员性、纪念性、外事性外事性 、专题性、综合性。、专题性、综合性。3 3、按时间分：、按时间分：定期和非定期。定期和非定期。4 4、按出席对象分：、按出席对象分：联席会、内部会、代表会、群众会联席会、内部会、代表会、群众会.5 5、按召开方式分：、按召开方式分：电话会、电视会、广播会、网络会。电话会、电视会、广播会、网络会。6 6、公司常见会议类型：、公司常见会议类型：经理例会与特别会议、员工大会、公司年会、股东大会和董事会、经理例会与特别会议、员工大会、公司年会、股东大会和董事会、客户咨询会、展览会、订货会、业务洽谈会客户咨询会、展览会、订货会、业务洽谈会.新产品新闻发布会、新产品新闻发布会、联谊会、表彰会。联谊会、表彰会。四、会议的要素四、会议的要素、形式要素：、形式要素：名称、时间、地点、与会人员、会名称、时间、地点、与会人员、会议方式。议方式。、内容要素：、内容要素：指导思想、议题、目的、任务、作指导思想、议题、目的、任务、作用。用。、程序要素：、程序要素：会议准备、会议开始、会议进行、会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、会议决定的贯彻落实。会议结束、会议决定的贯彻落实。、财务要素：、财务要素：会议经费、会议设备、会议服务设会议经费、会议设备、会议服务设施。施。会议秘书工作的基本任务确定会议主题与议题确定会议主题与议题确定会议名称确定会议名称 确定会议时间与会期确定会议时间与会期明确会议所需设备和工具明确会议所需设备和工具选择会议地点选择会议地点安排会议议程和日程安排会议议程和日程制发会议通知制发会议通知确定会议规模与规确定会议规模与规 格格布置会场布置会场 准备会议文件材料准备会议文件材料安排食住行安排食住行制定会议经费预算方案制定会议经费预算方案 制作会议证件制作会议证件 会场检查会场检查明确会议组织机构明确会议组织机构 确定与会者名单确定与会者名单做好会议记录做好会议记录组织签到组织签到做好会议值班保卫工作做好会议值班保卫工作 报到及接待工作报到及接待工作 做好后勤保障工作做好后勤保障工作 编写会议简报或快报编写会议简报或快报做好会议保密工作做好会议保密工作 会议信息工作会议信息工作撰写会议纪要撰写会议纪要 催办与反馈工催办与反馈工 作作 安排与会人员离会安排与会人员离会 会议总会议总 结结会议文书的立卷归会议文书的立卷归 档档会议的宣传报道会议的宣传报道 第三节会务工作的 具体内容会议名称一般由会议名称一般由“单位单位+内容内容+类型类型”构成构成,应根据会议的议题或主题来确定。应根据会议的议题或主题来确定。确定会议规模与规格的依据是会议的内容或确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。同时本着精简效能的原则。主题。同时本着精简效能的原则。会议的规模有大型、中型、小型。会议的规模有大型、中型、小型。会议的规格有高档次、中档次和低档次。会议的规格有高档次、中档次和低档次。会议的最佳时间，要考虑主要领导是否会议的最佳时间，要考虑主要领导是否 能能出席，确定会期的长短应与会议内容紧密联系。出席，确定会期的长短应与会议内容紧密联系。会务组、宣传组、秘书组、文件组、会务组、宣传组、秘书组、文件组、接待组、保卫组。接待组、保卫组。出席会议和列席会议的有关人员。应根据会出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。议的性质、议题、任务来确定与会人员。要根据会议的规模、规格和内容等要求来确要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。主要有议程表和日程表、会场座位分区表和主主要有议程表和日程表、会场座位分区表和主席台及会场座次表、主题报告、领导讲话稿、其席台及会场座次表、主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、其他会议材料等。他发言材料、开幕词和闭幕词、其他会议材料等。会议饮食管理本着会议饮食管理本着“卫生第一、保证营养、适卫生第一、保证营养、适合口味、方便节约合口味、方便节约”的原则，做好伙食预算和伙的原则，做好伙食预算和伙食搭配与烹调工作食搭配与烹调工作.会议住宿安排，根据实际情况，按照规定标准，会议住宿安排，根据实际情况，按照规定标准，尽可能地满足与会人员住宿上的要求。尽可能地满足与会人员住宿上的要求。安排好会议用车，为会议提供完备的交通服务安排好会议用车，为会议提供完备的交通服务。（1）与会人员的接送与会人员的接送;（2 2）会议交通工具的安排）会议交通工具的安排;（3 3）与会人员返回时，车、船和飞机票的预订及购买）与会人员返回时，车、船和飞机票的预订及购买;（4 4）会议文娱活动的安排和组织）会议文娱活动的安排和组织;（5 5）其他属于招待方面的工作。）其他属于招待方面的工作。2 2、组织签到、组织签到 （1 1）秘书人员代签到。）秘书人员代签到。（2 2）簿式签到。）簿式签到。（3 3）电子计算机签到。）电子计算机签到。记录头记录头:会议名称与会者的发言。议定事项。与会者的发言。议定事项。散会。主持人、记录人签字。散会。主持人、记录人签字。准确、完整、简洁、明确。准确、完整、简洁、明确。会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动；会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动；会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解；会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解；权威人士或代表人物的言论；权威人士或代表人物的言论；会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论；会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论；会议已议决的或议而未决的事项；会议已议决的或议而未决的事项；对会议产生较大影响的其他言论或活动。对会议产生较大影响的其他言论或活动。会前保密工作会前保密工作 涉及秘密的会议，严格确定出席、列席人员涉及秘密的会议，严格确定出席、列席人员及会议服务人员。及会议服务人员。召开比较大型的或秘密性较强的会议，秘书召开比较大型的或秘密性较强的会议，秘书部部 门要与保卫、保密部门取得联系，共同采取门要与保卫、保密部门取得联系，共同采取保密措施。保密措施。根据实际需要，确定会议印发的文件及其数根据实际需要，确定会议印发的文件及其数量，文件要标明密级，统一编号，按照规定的量，文件要标明密级，统一编号，按照规定的范围印发。范围印发。选择会址要注意保密，会前对会场环境及会场选择会址要注意保密，会前对会场环境及会场设施包括扩音、录音设施、电话进行防窃密、设施包括扩音、录音设施、电话进行防窃密、泄密检测。泄密检测。加强保密教育。加强保密教育。加强文件管理。加强文件管理。加强重要涉密会议管理。加强重要涉密会议管理。做好保密文件的回收工作。做好保密文件的回收工作。秘密文件通过机要通信部门递送。秘密文件通过机要通信部门递送。对会议驻地、房间、会议室进行保密检查对会议驻地、房间、会议室进行保密检查。问题讨论问题讨论 1 1、会议记录的内容有哪些？、会议记录的内容有哪些？2 2、如何做好会议记录？、如何做好会议记录？3 3、如何做好会议期间的信息沟通？、如何做好会议期间的信息沟通？4 4、会议期间值班、保卫工作有哪些内容？、会议期间值班、保卫工作有哪些内容？5 5、会议后勤保障工作包括哪些？、会议后勤保障工作包括哪些？发通知应注意的事项 一般的会议只发一次正式通知，有些会议需要发预备性通知，然后再发正式通知，其常用于与会人需做大量会前准备工作，如：准备发言材料或方案的会议;对于一些区域性、全国性乃至国际性会议，需要安排与会人员食宿和回程的，还要在发送会议通知的同时附上会议通知回执，以便会务人员安排接站和订购车、机票;发会议邀请函和请柬的方法，与发送会议通知基本相同。第四节常用会议的组织程序一、行政办公会议一、行政办公会议 是各级领导为研究和处理日常工作、协调矛盾是各级领导为研究和处理日常工作、协调矛盾而召开的会议，在企业中也称领导（厂长）办而召开的会议，在企业中也称领导（厂长）办公会。公会。议题安排议题安排发送会议通知发送会议通知做好会议记录做好会议记录撰撰写办公会议纪要写办公会议纪要议定事项的贯彻执行议定事项的贯彻执行 搜集搜集信息，进行反馈信息，进行反馈 职工代表大会是企事业单位依据职工代表大会是企事业单位依据职工职工代表大会条例代表大会条例召开的具有法律效力的会召开的具有法律效力的会议。议。其组织程序如下其组织程序如下:1.1.筹备会议筹备会议 确定大会议题确定大会议题 做好宣传发动工作做好宣传发动工作 征征集和处理提案集和处理提案 准