郑州XX职业学院归档文件材料载体使用要求及书写规范（2024年）.docx

郑州XX职业学院归档文件材料载体使用要求及书写规范为加强我校档案工作的管理，最大限度地延长档案的使用寿命，确保档案的安全，有效地为国家和学校积累档案史料，更好地为学校各项工作服务，根据河南省国家行政机关公文处理实施办法(豫政(2001)72号文件)的规定，现将学校各类归档文件材料载体使用及书写要求规范如下：一、文件材料载体使用要求1 .各类归档文件材料载体应符合国家规范要求，归档的纸质材料质量应达到色泽洁白，质地紧密，纸面平滑，柔韧性强、书写流畅的标准。2 .公文用纸幅面规格要统一规范，行政、党务机关的公文和底稿用纸一般采用国际标准A4型(210mmX297mm),人事档案材料用纸一般采用国际标准B5型(257mmX182mm),有特殊要求的除外。3 .教学类、科研类(包括学籍表、成绩单、教育教学所使用的各类表格、科研成果、计划等)及其它类归档的文件材料，使用的纸质材料参照行政机关公文用纸的规格(入人事档案的材料除外)。4 .基建档案类图纸部分的纸质材料，按行业规范执行。5 .声像类归档的载体材料较为复杂，录音带、录像带、磁盘、光盘等归档时，应图像清晰、音质优良、无失真、无粘连、无磁化现象，并配有与声像材料相对应的文字说明材料；照片归档时,底片、文字说明必须随之一同归档。6 .学生成绩大表上必须粘贴照片。二、书写及字迹材料的要求1.各类归档文件材料字迹要工整、清晰、不要书写错字、别字及不规范的简化字。2.学校各级领导、各部门不论是草拟、打印公文，或是在填写报表、核稿、审批文件等一系列文书处理过程中，必须使用墨汁、碳素墨水、蓝黑墨水、黑色誉写油墨、“DA”圆珠笔，即档案专用圆珠笔。禁止使用铅笔、普通圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等。3凡需归档的传真电报和其它传真件，收到后应立即复印,并将传真件同复印件一起归档。4.凡归档的文件材料，在起草、修改、签批时，留足左侧装订位置（应在2.5CnI以上）。三、工作中严格要求，严格管理学校各部门应加强对文件材料的拟写、打印、签批及立卷归档工作的监督检查，凡不符合上述要求的文件材料应退回改正后再归档。