某建筑公司合同管理控制程序及流程图.docx

*施工有限公司合同合约管理流程图*建筑施工有限公司合同合约管理控制程序1、目的为了规范工程合同合约在草拟、谈判、会签、编号、用印及归档管理的程序，理顺工作流程，提高工作效率，加强工程合同合约的审查、监督与控制管理，减少和杜绝合同合约履行中风险及其它各类问题的发生，特制定本程序。2、适用范围公司工程范围内所有招标及非招标建筑安装工程、消防及智能系统工程、装饰装修工程、室外配套工程、园林绿化工程及零星工程施工合同合约；工程勘察、设计合同合约；材料、设备采购合同合约及属于工程管理范围的各种经济协议等。3、职责3.1 合约商务部为合同合约管理的主管部门，负责各类施工合同合约的草拟,组织评审会签，参与合同合约的谈判及签署，并跟踪其实施执行情况。负责建立公司合同合约总台帐以及合同合约履行期间合同合约文件的正本保管、为各部门和机构合同合约实施管理提供支持服务。3.2 物资采购部负责建立合格供应商采购平台，负责组织授权范围内A、B类物资的采购招标、合同合约谈判、组织评审会签、合同合约签署、交底及实施、传递；负责全公司物资采购合同合约文件的管理并建立合同合约台帐。3.3 相关项目管理部负责建立合格分包商信息平台，组织授权范围内的分包合同合约招标；负责全公司分包合同合约文件的管理并建立合同合约台帐。各相关项目部在相关项目管理部的统一管理下具体负责施工合同合约履行，办理工程延期、停工、复工签证工作；负责对分包方的管理。4、合同合约全面管理控制细则Ol合同合约风险预控 合同合约风险预控首先审核合同合约策划目标与企业战略目标和业务目标的一致性； 合同合约文件以招标文件为基础形成，因此要认真编制好招标文件，客观分析相关项目的基础条件，明确识别、划分出可能预见到事件的责任范围和处理方法，以减少合同合约执行过程中的纠纷。 对合同合约单位进行资信复查，重点核实该单位施工任务饱和程度及财务状况，防止对其履约能力和商业信誉给予过高评价的风险，避免出现履约期间必须依靠业主合同合约约定外的资金支持才能维持合同合约的情况。要控制这类风险，主要是提高合同合约调查人员的专业素质和责任心，在充分收集相关证据的基础上做出恰当的判断。 预算部门特别注意对报价文件的综合评审，科学合理地分析中标价格,强调坚持“合理低价中标”的原则，防止出现恶意低价中标，履约过程中运用不正常手段追加价款行为。 合同合约谈判过程中存在忽略了重大问题或在重大问题上做出不当让步的风险以及本企业谈判策略泄密的风险。因此一方面要组建素质结构合理的谈判团队，包括技术、财会、审计、法律等方面的人员参与谈判，充分发挥团队的智慧，研究确定下一步谈判的策略，另一方面在整个过程中强调并做好保密工作。 合理转移或分散风险，利用履约保函、滞留金等经济手段，约束承包商在履行合同合约过程中的行为。合理分解发包相关项目，将一个标的金额大的合同合约拆分成多个标的金额较小的合同合约，不同单位签订合同合约，将风险分散在不同的空间，以减少企业遭受合同合约风险损失的程度。02合同合约会签审核流程 参与合同合约会签评审的部门及评审重点：相关项目管理部：负责确认签约单位是否有履行合同合约的能力；工期是否符合科学规律及相关项目要求；劳动力、机械配置及物料供应是否满足相关项目要求；技术标准及质量安全管理目标等是否满足公司及相关项目要求；物资设备供应合同合约负责审核供应的数量、质量技术标准、供货时间周期等是否满足相关项目要求；违约责任是否有相应的处罚措施等。O合约商务部：负责确认承包范围、承包方式、合同合约价款、结算方法、结算标准、变更确认及支付的约定是否符合公司要求。O物资设备部：负责审核货物供应签约单位是否有履行合同合约的能力，产品质量、技术标准、供应周期、售前售后维保服务等是否符合公司规定并满足相关项目要求。O法务人员：负责审核合同合约条约条款是否符合法律、法规，相关内容是否清楚合理，是否存在不明确或不利于我方的法律责任，是否存在法律方面的被索赔的风险等。O财务岗位负责审核：涉及财务支付和财务管理的各项条约条款与公司相关规定的符合性。 公司领导负责全面审核并督促、监督合同合约评审全过程。 根据设定好的会签流程在内部网络上进行会签单的传递，所有过程“全透明”传递，可随时跟踪其会签状态。会签评审顺序流程图按流程图所示:03合同合约谈判公司成立合同合约谈判小组，分别由合约商务部、物资采购部牵头负责组织施工和材料设备合同合约的谈判工作。对照各部门合同合约评审的重点相关内容，派专人参与合同合约的沟通及商洽。所有合同合约的商务谈判由公司领导组织专人进行，谈判过程相对保密，结果由总经理或授权常务副总经理决策。04合同合约编码公司商务合约部为合同合约编号的管理部门，由合同合约管理员根据合同合约的类型分类编号、归档、管理。施工合同合约一一山西兴厦施字（年）第号；材料、设备合同合约一一山西兴厦材字（年）第号。05合同合约发放交接合同合约的发放交接实行登记制度，经办人必须签字，并注明发放交接合同合约的名称、份数及时间。06合同合约交底 施工合同合约由公司合约商务部负责组织向相关项目经理、预算、财务、物资供应等有关人员进行合同合约交底，全面陈述合同合约背景、合同合约工作范围、合同合约目标、合同合约执行要点及特殊情况处理。材料设备物资供应合同合约由物资设备部负责组织相关项目交底工作。 相关项目经理负责组织向相关项目部有关人员进行合同合约交底，陈述合同合约基本情况、各岗位的合同合约责任及执行要点、合同合约风险防范措施等。 各层次合同合约交底均要形成记录，并将交底情况反馈给相关项目部商务经理，由其负责对合同合约执行情况进行跟踪督察，出现问题及时上报主管领导制定相应措施。附表：工程施工合同合约交底表工程施工合同合约交底表编号:合同合约名称合同合约编号工程名称合同合约金额工程地点建筑面积合同合约对方名称 合同合约背景； 承包范围； 签约双方合同合约负责人、参与人职权范围； 合同合约造价条约条款缺陷； 工程目标的约定（工期，质量和创优目标等）； 相关项目承诺 合同合约变更方式约定； 竣工验收与移交约定； 合同合约结算期限与结算工程款支付约定； 合同合约质量保证金返还约定； 争议解决约定； 经营策略； 成本控制； 法律风险（用印管理、风险预防）； 其他合同合约缺陷约定等。注：本表内如有扩展部分，由交底人增加。接受交底人签名姓名部门LUl.冈位姓名部门ULj/上冈位交底人:交底日期:07合同合约归档建帐合同合约/协议经审批程序并正式签署后，由合约商务部合同合约管理员按以下程序办理合同合约归档事宜：将合同合约/协议原件一份送财务资金部备案，另一份自留归档保存。合同合约文档以年代结合相关项目性质进行分类编号，合同合约管理员按合同合约台帐格式要求相关内容进行登记。做到建设工程合同合约台帐与文本档案相统一，完备、整洁、规范。保存的合同合约文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。档案工作人员要改变以往的“等待”归档意识，变被动为主动。在合同合约履行过程中档案工作人员要对合同合约进行全程动态管理，积极与经办人员沟通，及时掌握合同合约的履行及变更情况，督促承办人员做好补充合同合约、协议的收集、归档工作。08合同合约信息化管理合同合约管理员将合同合约/协议扫描制作成电子档案并编号存储于公司电子档案，运用微机实现建设工程合同合约动态管理。*施工有限公司合同合约管理台帐（物资供应类）序号合同合约签订时间相关项目名称客户名称签订情况履行情况合同合约变更、解除标的单位数量单价金额交货地点付款方式交货时间数5金额收款S期结果名称规格12345678*施工有限公司合同合约管理台帐（施工类）序号合同合约编号签订时间相关项目名称客户名称承包方式承包范围合同合约价款合同合约工期质量标准履行情况合同合约变更、解除书山有路勤为径,Ld8UG147Vv9W啪啪啪