行政费用.docx

华川总办（2014）233号关于强化行政费用管控的通知各单位、各部门：为深化全面预算管理，提高全员成本控制意识，强化行政管理，总裁办、财务部根据集团现行相关制度，结合11月行政费用大检查发现的问题和总结的经验，对行政费用标准和报销流程做出以下规定和强调：一、车辆使用费管理规范1.集团全体驾驶员每天必须认真填写车辆管理表，当天的车辆费用、行驶公里数等信息须及时录入车辆管理系统；2 .集团所有行政车辆使用费报销必须附车辆管理系统统计报表，系统登记外的费用一律不予报销；3 .当月日常车辆使用费最迟次月10日前报销，出差费用必须在出差返回后10日之内报销，出差过程中发生的车辆使用费须在票面详细说明；4 .集团全体驾驶员只能报销自己管理（驾驶）范围内的车辆使用费；5 .集团所有行政车辆装饰只允许购买脚垫一套，其它装饰费用一律不予报销；6 .集团所有行政车辆停车费必须和车辆管理系统登记的出车记录相匹配；7 .集团总部车辆办理ETC,总裁办统一结算，其它过路费不予报销，无ETC收费站票据及外省票据除外，各单位参照执行；8 .集团总部车辆定点洗车，总裁办统一结算，定点外洗车票据背面须注明时间、经手人、车牌号报销，各单位参照执行；9 .集团总部车辆在成都市区（主城区、温江区、天府新区）定点加油，总裁办统一结算，定点外油票须附差旅管理表报销，各单位参照执行；10 .集团总部车辆定点维修，定点外2000元以内维修须电话或短信请示集团车辆管理员，2000元以上维修请示总裁办主任;各单位车辆维修2000元以上须报总裁办审批，2000元内电话或短信请示总经办主任；IL私车公用必须在各单位车辆管理员处备案并登记里程，报销过路费、停车费并按理论油耗补贴油费，其它费用报销时须注明情况；12 .公司配备给部门或单位的行政车原则上不作为员工正常上下班使用，一经发现，严肃处理；13 .项目行政车辆租赁须完善合同并报总裁办和资产部审批，租金按合同签订金额报销；14 .集团总部车辆使用费报销流程：车辆管理员核实一总裁办一财务部一总裁授权审核人员一骆总一肖总，各单位按本单位财务管理制度严格执行审批流程。二、加班餐费、市内交通费管理规范1.加班餐票面须注明时间、人员和原因并经人资部核定时间和人数后报销；2 .加班餐标为20元/人餐；3 .市内交通票据背面须注明时间、人员、事由和起始地点，不得使用替代发票，票面时间须与加班（办事）时间吻合；4 .工作日午餐误餐费不予报销；5 .报销流程：本单位一分管领导一人资部核实一财务部一总裁授权审核人员一骆总一肖总。三、差旅费管理规范1.差旅费由牵头部门填写专用单据统一报销，须附差旅管理表；6 .差旅管理表必须按要求填写，事后填写或审批一律不予报销;7 .住宿须安排在集团备案的当地项目签约酒店，无签约酒店按以下标准报销；副总及以上可预定单间，其他一律按照普通标间报销，总裁费用实报实销；地区标准集团高层集团中层及以下省内350元/间180/间省外400元/间200元/间特区、上海、北京、广州450元/间230元/间注：同性2人共享1标间；总裁特许者除外。8 .餐费票面须注明时间、人员和用餐地点。地区标准集团高层集团中层及以下省内100元/天50元/天省外100元/天50元/天特区、上海、北京、广州150元/天80元/天注：项目用餐不予报销。9 .交通费：总裁实报实销；集团各职能部门副职以上、子公司项目总工以上可选择航班经济舱出行；其他人员按火车、动车、汽车标准报销，也可在标准内选择打折机票出行；时长标准集团高层集团中层以下时长不限动车一等座动车二等座2小时内火车硬卧火车硬座2-4小时火车硬卧火车软座4小时以上火车软卧火车硬卧注：省内出差原则上只乘坐火车、动车、汽车；总裁特许者除外。10 对接单位不得垫付和报销差旅过程中发生的一切费用；11 出差过程中发生的业务招待费单独报销。12 报销流程：本单位f分管领导一人资部核实一财务部一总裁授权审核人员一骆总一肖总。四、业务招待费管理规范1.业务招待费发生前须请示相关领导，2000元以内由部门负责人审批，20006000元分管领导和分管行政的高管同时审批，6000元以上由总裁审批；13 各部门业务烟、酒须在总裁办登记领取，费用统一分割；14 业务餐费须附点菜单报销；15 节假日及各类特殊费用须提前报分管领导和总裁审批，未经批准不予报销；5.招待餐标，按下表标准执行，总裁费用实报实销;级别日常关系维护对等合作关系业务关系集团高层80元/人100元/人150元/人集团中层60元/人80元/人100元/人集团中层以下30元/人40元/人50元/人注：不得越标招待，特殊情况请示上级；子公司靠级对应标准。16 集团所有烟、酒由总裁办统一定点采购，各单位、部门可推荐使用优质供应商；17 非会议室容纳人数原因，原则上不允许在集团（项目部）外组织会议。在外组织会议和活动，必须上报方案及预算，报单位领导、分管领导和分管行政的高管审批。集团及下属单位、部门日常会议（活动）餐标为30元/人餐；18 报销流程：本单位一分管领导和分管行政的高管一人资部核实f财务部f总裁授权审核人员f骆总f肖总。五、办公用品管理规范1.以网上商城比选采购的方式备货，推荐网店可咨询总裁办，各单位、部门可推荐使用优质供应商；19 办公耗材、办公资产及单个100o元以上的办公用品采购须报预算，执行审批流程；20 必须建立出办公用品入库台账和个人管理卡，未建立或台账不完善的单位严肃处理;21 办公用品配置标准;职务配备标准部门副职及以上电话机2部、易能通计算器1台、文件架1个、文件栏2个、美工刀1把、剪刀1把、订书机1台、水壶1个、毛巾1张、垃圾筐1个。职能部门主管电话机1部、文件架1个、美工刀1把、剪刀1把、订书机1台、普通计算器1台、卡座配件（笔筒、转椅、电脑架、名牌）一套、毛巾1张、垃圾筐1个。职能部门专员电话机1部、文件架1个、普通计算器1台、卡座配件（笔筒、转椅、电脑架、名牌）一套、垃圾筐。部门使用设备打印机、扫描仪、复印机、传真机、照相机、摄影机、刻录机、保险柜、点钞机、打码机、碎纸机、打孔机、函数计算器、优盘。按需提供打印纸、打印耗材、中性笔芯、笔记本芯、美工刀片、订书针、回形针、大头针、白板笔、荧光笔、铅笔、胶水、打包胶、复写纸、档案袋、标签、橡皮擦、长尾夹、印泥、印台、文件袋、资料册、文件夹、抽杆夹、文件盒、信封、话筒电池、双面胶。5.耐用型消耗品使用时限;种类签字笔毛巾美工刀皮面笔记本剪刀垃圾筐电话机文件栏、架订书机水壶计算器函数计算器最低时限1月3月1年2年3年6.报销流程：总裁办一分管领导f财务部一总裁授权审核人员f骆总f肖总。六、行政费用管理禁令1 .除集团福利制度规定外，严禁公款向集团内个人送礼；2 .严禁各单位发生的费用转至项目报销；3 .严禁华川集团、投资集团费用跨单位报销；4 .严禁冲抵备用金外的费用使用无说明的替代发票；5 .严禁假借领导名义（指令）私自采购。以上规定配合集团相关现行制度执行，若有冲突，以本规定为准。行政费用管控作为行政管理工作的基础和重点，请各单位以认真负责的态度落实执行，为行政管理提升打好基础。特此通知附件：关于行政费用大检查情况的通报成都华川公路建设集团有限公司2014年12月9日成都华川集团总裁办公室2014年12月9日印发