工程设计档案归档规定.docx

工程设计档案归档规定文件编号：1 .总则工程技术档案（以下简称档案）是设计活动真实的组成部分，是一项重要信息资源和知识宝库，也是设计成品可追溯的依据。本规定适用于全院所有工程设计项目的技术档案管理工作。2 .职责：a.标准档案室负责工程技术档案的归口管理，验收归档的项目文件与质量记录，对已经归档材料进行整理、编目、保管，并办理借阅等工作；b.设计部负责监督所承担项目的工程技术与质量记录归档的执行情况；c.设总负责所主持的工程项目技术文件与质量记录的归档，并对归档文件的完整性负责。3 .措施/方法3.1 凡在设计过程中形成的有保存价值的文字、符号和声缘资料，包括文字报告、数据记录、计算书、图纸、图片、照片、录音带、盘片等均属应归档文件。归档文件按内容分三类：设计依据性文件和资料；设计管理性文件和资料；设计成品文件。a.设计依据性文件和资料：工程设计委托书；建设工程设计合同书；基地红线图；规划、环保、消防等部门对设计要求及审批意见：地质勘察报告；环境影响评价报告；设计方案、初步设计的审批文件等。b.设计管理性文件和资料（过程性文件）：合同评审记录表/合同评审会签表；顾客提供资料验证表（含顾客所提供的资料）：设计任务通知单；设计大纲/质量计划；工程计划进度表；设计及验证人员破格使用申请表*;假定/空缺设计输入资料申请认可单*;各专业互提资料登记表；设计资料提交表（附提资图）；设计评审记录表；校审记录单；设计质量评定表；审图机构施工图审图文字记录； 施工图施工交底记录及纪要； 现场技术服务工作卡： 不合格品处置记录表*; 施工图质量抽查/复查记录*; 竣工验收报告*; 工程项目回访/总结报告*;C.设计成品文件： 方案设计文本； 初步设计文件，包括初步设计文本、概算书、各专业设计计算书、底图和蓝图； 施工图设计文件：如施工图设计说明、各专业设计计算书、底图及蓝图； 设计变更报批单、设计修改通知单和设计修改图纸及其目录等。3.2 归档要求a.归档文件质量要求： 文件规定的签署要齐全； 归档文件不得残缺误损，字迹要清楚，禁止用铅笔或圆珠笔书写。 计算书须整理成册，且设计人、校核人、审核人签署齐全（含日期）。b.归档时间要求 分设计阶段归档； 设计文件在晒印后一周内归档； 计算书及质量记录在该项目阶段完成后一个月内归档；其它应归档文件，如竣工验收、设计质量抽查、工程项目回访等报告在该项工作结束后二周内归档。3.3 归档程序a.设计成品晒印完成后由档案室造册、底图及由设总交档案室交接归档。b.各专业设计计算书由设总收齐后填写“设计计算书归档明细表”（QS311-A）后与档案室交接归档。c.项目文件和质量记录归档时，由设总填写“项目质量记录归档登记表”（QS202-A）,逐项清点与档案室交接归档，档案室应在上表上签字确认。d.归档文件/资料不符合质量要求时，档案室有权拒收。档案室应通知有关人员限期改正后归档。3.4 档案管理3.4.1 档案室在收到归档的文件后，对工程设计图纸和文字材料进行分类整理，按类立卷，卷内材料要编目，并逐页编顺序号，装订成册，登录入库。3.4.2 设计文件归档后，在施工过程中产生设计更改时，所形成的有关文件均应及时补充归档。3.4.3 档案的保管期限保存期分永久保存、长期保存和短期保存，其中长期保存期为15至20年，短期保存期为5至10年。工程设计档案文件保存期按下表执行:序号归档文件保存期限1建设单位项目批准文件长期2设计合同或设计任务委托书永久3规划部门批准的用地范围和红线图短期4方案设计审批意见短期5初步设计批复文件短期6消防、环保、交通、供电、供水与市政等部门审核单短期7工程地质勘察报告永久8施工交底记录短期9方案设计、初步设计、施工图设计图纸和计算书永久10概预算书短期11设计质量评定材料短期12有关的测试资料长期13设计修改及补充通知单永久14施工技术核定单长期15工程来往文件长期16质量事故情况及处理报告长期17工程施工验收材料长期18工程回访记录短期19质量体系运行记录短期20优秀设计申报材料短期3.4.4 档案借阅a.归档后的项目技术文件不外借;b.设计人员可以到档案室借阅本院设计成品文件，但工程设计计算书原则上只可由原设计人借阅，其他人员须经技术经营部主任/院长签署后方可阅看和办理借阅手续，借期最长15天，逾期办理续借手续：c.借阅设计成品蓝图借阅手续同b,借阅期限一个月，借阅人不得在归档档案上书写和修改，更不得污损归档文件/资料：d.借阅技术文件档案超过规定时间，档案室应催促借阅人归还，必要时可书面报告各部门负责人：e.本院人员不得私自出借或翻印，转让任何档案资料给其他单位和个人，违者按泄密论处。3.4.5 对已归档的工程技术档案，应在技术经营部指导下，不定期进行签定和清理，以保持技术档案的实用性和有效性，需清理/销毁的技术档案，要填写“文件和资料销毁登记单”（QS201-B）经技术经营部主任审核、院长批准后执行，销毁记录由档案室保存。4.记录质量记录归档登记表（QS202-A）文件和资料销毁登记单（QS201-B）设计计算书归档明细表（QS311-A）